Cómo cambiar de contador sin perder información

Cambiar de contador da miedo por una razón concreta: no sabes qué tiene él que tú no tienes. Claves, libros, declaraciones, archivos. Y si algo se pierde en el camino, la multa te llega a ti, no a él. Esta guía es el checklist que usamos en AZ cuando recibimos una empresa que viene de otro estudio.

Antes de avisar: recupera el control de tu Clave SOL

La Clave SOL es la llave de tu empresa ante SUNAT. Si solo la tiene tu contador, lo primero es recuperarla o generar una nueva. Puedes hacerlo con el DNI del representante legal en los centros de servicios de SUNAT o en línea, según el caso. Una vez que la tengas, cámbiala y crea usuarios secundarios para tu nuevo contador con permisos específicos. Nunca entregues la clave principal.

Haz lo mismo con el acceso a tu sistema de facturación electrónica, si usas uno.

El checklist de entrega

Pídele a tu contador saliente lo siguiente. Todo esto es tuyo, no de él.

Declaraciones y constancias

• Constancias de presentación de las declaraciones mensuales (IGV-Renta) de, al menos, los últimos 4 años.
• Declaraciones juradas anuales de Renta y sus constancias.
• Planilla electrónica: PLAME de cada mes y constancias de T-Registro.
• Detalle de pagos, fraccionamientos y deudas pendientes con SUNAT.

Libros y registros

• Libros electrónicos: registro de compras y ventas (PLE o SIRE), con las constancias de envío.
• Libro diario, mayor, inventarios y balances, según el régimen.
• Libros societarios físicos: actas, matrícula de acciones, junta de socios.
• Archivo de comprobantes físicos y electrónicos ordenado por periodo.

Información financiera

• Estados financieros del último cierre y del año en curso.
• Balance de comprobación al mes de corte.
• Detalle de activos fijos y su depreciación.
• Conciliaciones bancarias.

Laboral

• Contratos de trabajo, boletas firmadas y liquidaciones.
• Cálculo de CTS, gratificaciones y vacaciones pendientes.

Cómo hacer la transición sin perder plazos

1. Elige una fecha de corte clara. Lo ideal es cerrar un mes completo con el contador saliente y que el nuevo empiece el mes siguiente. Si el cambio ocurre a mitad de mes, define por escrito quién presenta la declaración de ese periodo.

2. Pide una carta de entrega. Una lista firmada de todo lo que te entregan. Parece formal, pero evita el "yo te lo mandé" cuando falte algo.

3. Revisa el Buzón SOL. Antes de que el nuevo contador empiece, revisa juntos si hay notificaciones, esquelas o cartas inductivas pendientes.

4. Haz un diagnóstico de arranque. En AZ revisamos la situación completa de la empresa antes de presentar la primera declaración: periodos omitidos, inconsistencias, deudas, libros atrasados. Así sabes desde el primer día qué hay que regularizar y cuánto cuesta.

Señales de que es momento de cambiar

• No te contesta o tarda días en responder una duda simple.
• Te enteras de las multas cuando llega la notificación.
• No sabes cuánto vas a pagar hasta el día del vencimiento.
• No entiendes ni una de las cifras que te envía.
• Nunca te ha propuesto una estrategia para pagar menos impuestos de forma legal.

Cambiar de contador no debería sentirse como una mudanza. Con este checklist, es un trámite de una semana.

Fuentes

• SUNAT — Clave SOL: obtención, recuperación y usuarios secundarios
• SUNAT — Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE) y Programa de Libros Electrónicos (PLE).
• Resolución de Superintendencia N.º 234-2006/SUNAT, sobre libros y registros vinculados a asuntos tributarios.